ניהול הוצאות רכב: מהחשבונית ועד עלות כוללת לרכב
ניהול הוצאות רכב מתחיל בחשבונית ומסתיים בעלות כוללת לכל רכב. FleetMind קוראת את החשבונית, מפרקת אותה לשורות, משייכת כל שורה לרכב ולנהג שהחזיק בו באותו יום, ומסמנת את מה שלא מסתדר.
כל הוצאות הצי, עד רמת השורה
דלק, כבישי אגרה, חנייה, שטיפה, צמיגים, ביטוח ורישוי: כל הוצאה מסווגת ומשויכת, ולא נשארת סכום כללי בהנהלת החשבונות.
סריקת חשבונית ב-AI
מעלים צילום או קובץ PDF של חשבונית, והמערכת ממלאת את הספק, התאריך, הסכום, המע״מ, מספר הרכב ושורות החשבונית. אתם בודקים ומאשרים.
קליטת קובצי דלק
קובצי התדלוקים של דלק ושל פז נקלטים כמו שהם מגיעים מהחברה. כל תדלוק משויך לרכב לפי מספר הרישוי, ותנועות כפולות מדולגות.
יבוא נסיעות כביש 6
דוח הנסיעות של כביש 6 נקלט כקובץ: כל נסיעה הופכת לשורה עם רכב, תאריך וסכום, וסך הקובץ נבדק מול השורות.
סיווג שורות אוטומטי
כל שורה מקבלת סיווג: דלק, שטיפה, הטענת חשמל, תחזוקה, כביש אגרה, חנייה, צמיגים ועוד. המערכת לומדת מהאישורים שלכם, ואפשר להוסיף סיווגים משלכם.
שיוך לנהג לפי מועד
כל שורה משויכת לנהג שהחזיק ברכב בתאריך ובשעה של אותה שורה, ולא לפי תאריך החשבונית. חשבונית אחת יכולה להתפצל בין כמה נהגים.
שגיאות חשבוניות
לוחית שלא מוכרת, רכב שלא היה פעיל בתאריך החשבונית, אי-התאמה בין החברה בחשבונית לחברה של הרכב או תאריך חשוד מרוכזים במסך אחד לטיפול.
מהחשבונית ועד הדוח, בארבעה צעדים
-
מכניסים את ההוצאה
בסריקה, בקליטת קובץ מספק הדלק או כביש 6, או בהזנה ידנית כשאין מסמך.
-
המערכת מסווגת ומשייכת
כל שורה מקבלת סיווג, רכב ונהג. מה שלא זוהה בוודאות מסומן לבדיקה.
-
מטפלים בחריגים
שורות שלא נמצא להן רכב ושגיאות חשבוניות ממתינות במסך ייעודי, עם פעולת תיקון לכל אחת.
-
נועלים ומפיקים דוחות
חשבונית שאושרה ננעלת, והנתונים זורמים לדוחות העלות, הדלק, האגרה והמע״מ.
למה ניהול הוצאות רכב באקסל לא מחזיק מעמד
בצי של עשרות רכבים מגיעות בכל חודש מאות שורות: תדלוקים, נסיעות בכביש אגרה, חניות, שטיפות וטיפולים. באקסל כל שורה כזו מוקלדת ביד, והשאלה החשובה, מי נהג ברכב באותו רגע, נשארת בלי תשובה. כשמגיע חיוב חריג, מתחיל בירור בטלפון.
ב-FleetMind השיוך נעשה מתוך היסטוריית המסירות והשיוכים של הרכב. אם הרכב עבר מנהג לנהג באמצע החודש, התדלוקים של המחצית הראשונה רשומים על הנהג הראשון ושל המחצית השנייה על השני. כשאין נהג, למשל ברכב מאגר, השורה נרשמת על הרכב בלבד.
מה רואים בדוחות ההוצאות
- עלות כוללת לרכב, כולל עלות לקילומטר לפי הק״מ המאושר.
- עלויות לפי חברה, מחלקה ותת-מחלקה, לארגונים שמנהלים כמה ישויות.
- הוצאות לפי ספק וחודש, כדי לזהות ספק שהתייקר.
- מע״מ מוכר, לפי אחוז המע״מ המוכר שהוגדר לכל רכב.
- חריגות תדלוק: תדלוק ביום שאינו יום עבודה, כמות ליטרים גדולה מקיבולת המיכל, סוג דלק שלא מתאים לרכב ועוד.
הפירוט המלא נמצא בעמוד מרכז הדוחות. חשבוניות ושורות אפשר לייצא לאקסל בכל רגע.
ספקים שאין להם קובץ
קליטת קבצים קיימת היום לקובצי התדלוקים של דלק ושל פז ולדוח הנסיעות של כביש 6. הוצאות מספקים אחרים, כמו חברות דלק נוספות, חניונים, מוסכים או מנהרות הכרמל, נכנסות בסריקת החשבונית או בהזנה ידנית, ומקבלות את אותו סיווג ואותו שיוך.
שאלות על ניהול הוצאות רכב
אילו קבצים אפשר לסרוק?
קובצי PDF ותמונות בפורמט JPG או PNG. אחרי הסריקה מוצגים הנתונים שזוהו, ואתם מאשרים או מתקנים לפני השמירה.
מה קורה כשהמערכת לא מזהה את הרכב בחשבונית?
החשבונית מופיעה במסך שגיאות החשבוניות עם הסיבה, למשל "לוחית לא מוכרת". משם משייכים אותה לרכב קיים. שיוך ידני בקובץ דלק נזכר גם בקליטות הבאות.
האם אפשר לתקן חשבונית שכבר ננעלה?
כן. חשבונית נעולה נפתחת לתיקון בפעולה מפורשת, והיא מסומנת כ"מתוקן", כך שנשאר תיעוד של השינוי.
האם ההוצאות מנוכות מהשכר של הנהג?
לא. המערכת מרכזת את החיובים לכל נהג ומפיקה דף חיובים לבדיקה. ההחלטה על ניכוי נשארת אצלכם ואצל חשב השכר.
עוד יכולות במערכת
מרכז דוחות
שווי שימוש, חיובי נהגים, עלות לרכב, ליסינג, דלק ובטיחות – לאקסל או במייל.
דיווח ק״מ
הנהג מדווח בקישור או שהקריאה מגיעה ממערכת האיתור, עם בדיקת חריגות.
תיק רכב
טסט, ביטוח, מסמכים, מסירות, הוצאות, ק״מ ומיקום – בכרטיס אחד לכל רכב.
תיק נהג
רישיון נהיגה, הצהרת בריאות, היתרים וטפסים חתומים – עם התראה לפני שפג התוקף.
דוחות תנועה וקנסות
סריקת הדוח, שיוך לנהג שנהג ברכב, הודעה עם קישור לאסמכתה ומעקב הסבה.
טפסים דיגיטליים
שולחים קישור, הנהג חותם מהנייד, והטופס החתום נשמר בתיק הנהג.
רוצים לראות את הצי שלכם במערכת?
השאירו פרטים ונחזור אליכם לתיאום דמו חי — נראה לכם איך זה עובד על נתונים אמיתיים מהצי שלכם, בלי התחייבות.
- דמו על הנתונים שלכםלא הדגמה גנרית — נתאים את המערכת לצי שלכם
- ליווי בהטמעהאנחנו איתכם לאורך כל הדרך, גם אחרי החתימה
- תמיכה בעבריתמענה אנושי וזמין, מהשטח לשטח
הפרטים נשלחו!
תודה — נחזור אליכם בקרוב לתיאום הדמו.