מרכז דוחות לצי רכב: כספים, תפעול ובטיחות

דוח שווי שימוש חודשי לעובד

שווי השימוש של כל רכב נלקח מקובץ שווי השימוש שמפרסמת רשות המסים לשנת המס, לפי שנת הרישום, קוד התוצר וקוד הדגם של הרכב. FleetMind לא מחשבת את הערך בעצמה, אלא מצמידה לכל רכב את הערך שבקובץ.

הדוח מחלק את השווי לפי ימי ההחזקה בפועל. עובד שהחזיק ברכב חצי חודש מקבל חצי מהשווי החודשי, ועובד שהחליף רכב באמצע החודש מקבל את החלק היחסי של כל אחד מהרכבים. ימי ההחזקה נלקחים מהשיוכים והמסירות שנרשמו במערכת.

הדוח מופק בשני חתכים: לפי עובד, עם חודש, מספר עובד, מחלקה, רכבים, ימי החזקה ושווי שימוש לחודש, ולפי רכב, עם פרטי הדגם כפי שהם מופיעים בקובץ רשות המסים.

הדוח מיועד לבדיקה ולהעברה לחשב השכר. הוא אינו קובץ שכר ואינו מנכה דבר. נתוני השיוך נלקחים מתיק הרכב ומתיק הנהג.

ליסינג: מכסת ק״מ וחריגה צפויה

חוזה ליסינג כולל בדרך כלל מכסת קילומטרים, וחריגה ממנה מחויבת בסוף התקופה. הדוח מציג לכל רכב את המכסה, את הקילומטרים שנצברו מתחילת החוזה, את הקצב היומי ואת התחזית ליום סיום החוזה.

רכב שצפוי לחרוג מסומן "צפויה חריגה" עם מספר הקילומטרים העודפים והעלות הצפויה לפי תעריף החריגה שבחוזה. כך אפשר להחליף בין רכבים או לעדכן את החוזה לפני שהחיוב מגיע. הנתונים נשענים על דיווחי הק״מ המאושרים.

חיובי נהגים ודף חיובים

דוח חיובי הנהגים מרכז לכל נהג את נסיעות האגרה, הקנסות, ההשתתפות בתאונות וחריגות התדלוק. ממנו מפיקים דף חיובים לנהג, להדפסה או כקובץ PDF, ועוקבים אחרי הסטטוס שלו: נמסר לנהג, אושר על ידי הנהג או שהנהג חולק עליו.

שמירה, תזמון וייצוא

• ייצוא: כל דוח יוצא לאקסל ול-CSV. דף החיובים לנהג ודוח חיובי הנהגים יוצאים גם להדפסה ול-PDF.
• דוח שמור: שומרים דוח עם הסינון שבחרתם, ואפשר לשתף אותו עם משתמשים אחרים.
• תזמון: דוח שמור נשלח במייל כל יום, כל שבוע או כל חודש, בשעה שקבעתם.
• הרשאות: מנהל מחלקה רואה בדוחות רק את הרכבים והנהגים של המחלקות שלו.

דוחות איכות נתונים

דוח טוב תלוי בנתונים שלמים. לכן יש שלושה דוחות שבודקים את הנתונים עצמם: איך נקבע הנהג בכל שורת הוצאה, אילו קובצי ספקים חסרים לתקופה, ואילו רכבים נשארו בלי דיווח ק״מ.