כלים לקצין בטיחות בתעבורה: מעקב, התראות ודוחות
קצין בטיחות בתעבורה אחראי לכך שכל נהג כשיר לנהוג ושכל רכב כשיר לנסוע. FleetMind נותנת לו את התמונה בלי לאסוף אותה ביד: תוקף רישיונות והצהרות בריאות, התאמת רישיון לרכב, טסט וביטוח, נקודות, טפסים שלא נחתמו ובדיקות תקופתיות.
שישה דוחות שעונים על השאלות של קצין הבטיחות
כל דוח מתעדכן מהנתונים שכבר נמצאים במערכת, ויוצא לאקסל בלחיצה.
רישיונות נהיגה והצהרות בריאות
לכל נהג: תוקף הרישיון ותוקף הצהרת הבריאות, עם סימון של מה שפג ומה שעומד לפוג.
התאמת רישיון והיתרים לרכב
נהגים שמחזיקים ברכב שדרגת הרישיון או ההיתרים שלהם לא מכסים, והסיבה לכל אי-התאמה.
נהגים לפי דרגת רישיון והיתרים
מי בארגון מחזיק באיזו דרגה ובאיזה היתר, כדי לדעת מי יכול לקבל איזה רכב.
טסט וביטוח
מועד הטסט ותוקף פוליסות הביטוח של כל רכב בצי, במבט אחד.
נקודות לנהגים
נקודות פעילות ועבירות פעילות לכל נהג, לפי המסמכים שצורפו לתיק, ומתי המידע עודכן לאחרונה.
טפסים שלא נחתמו
טפסי חובה שנשלחו ועדיין ממתינים לחתימה, לפי נהג ולפי טופס.
התראות שעובדות בשבילכם
המערכת בודקת את כל התאריכים בכל בוקר. מה שעומד לפוג בתוך 30 יום מופיע במסך ההתראות, מה שנשאר לו שבוע מסומן בעדיפות גבוהה, ומה שכבר פג מסומן קריטי.
- נהגים: חידוש רישיון נהיגה, חידוש הצהרת בריאות, צילום רישיון חסר.
- רכבים: טסט, בדיקה תקופתית, תוקף ביטוח, תוקף מסמך.
- טפסים: טופס חובה חסר, טופס חובה שפג תוקפו.
- התאמה: רישיון שלא מתאים לרכב, היתר נהיגה חסר.
תוכניות התראה משלכם
מעבר להתראות המובנות, מגדירים תוכניות התראה לכל בדיקה שהארגון מבצע: חד-פעמית, שבועית, חודשית או שנתית, לפי קילומטראז׳ או לפי שניהם.
- תוכנית יכולה לחול על רכבים, על נהגים או על שניהם.
- אפשר לשייך אותה אוטומטית לכל רכב או נהג חדש.
- אפשר לקשר אליה טופס, ולדרוש שימולא לפני שההתראה נסגרת.
מה קצין בטיחות בתעבורה מנהל בצי רכב
העבודה של קצין בטיחות מתחלקת לשניים: נהגים ורכבים. בצד הנהגים הוא מוודא שלכל נהג יש רישיון בתוקף בדרגה שמתאימה לרכב, שהצהרת הבריאות עדכנית ושהנהג חתום על נוהלי הארגון. בצד הרכבים הוא מוודא שהרכב עבר טסט, שהוא מבוטח ושהבדיקות התקופתיות בוצעו.
בשני הצדדים האתגר זהה: עשרות תאריכים שפגים בזמנים שונים, ומסמכים שצריך למצוא ביום שמבקשים אותם. כשהמידע מפוזר בין קלסרים לאקסלים, קצין הבטיחות מבלה את רוב זמנו באיסוף ולא בבטיחות.
מהתיק הבודד לתמונה של כל הצי
כל נתון נרשם פעם אחת, בתיק הנהג או בתיק הרכב, ומשם הוא מגיע לדוחות ולהתראות. כשנהג מחדש רישיון ומצלם אותו מהנייד, התוקף מתעדכן בתיק, ההתראה נסגרת והדוח מתעדכן, בלי שמישהו הקליד דבר.
קצין בטיחות שמלווה כמה חברות יכול לנהל אותן באותו חשבון. הנתונים מחולקים לפי חברה ומחלקה, והדוחות מסוננים בהתאם.
בדיקת התאמה בזמן מסירת הרכב
הרגע הנכון לגלות שרישיון לא מתאים לרכב הוא לפני שהנהג יוצא לדרך. כשבוחרים נהג לרכב, המערכת בודקת את דרגות הרישיון וההיתרים שלו מול סוג הרכב והמשקל הכולל שלו, ומציגה אזהרה עם הסיבה. הכללים הם לפי דרגות הרישיון של משרד התחבורה, ואפשר להחליף אותם בכלל של הארגון לכל סוג רכב.
תיעוד שנשאר
מסירת רכב עם רשימת בדיקה, צילומים וחתימות ננעלת אחרי שהושלמה. טופס שנחתם נשמר כקובץ PDF בתיק הנהג. כל שינוי במערכת נרשם ביומן הפעילות עם שם המשתמש והזמן. כך, כשנדרש להראות מה היה ידוע ומתי, התשובה נמצאת במערכת.
FleetMind היא כלי ניהול ותיעוד. היא לא מחליפה את שיקול הדעת של קצין הבטיחות ולא את הדרישות שחלות על הארגון לפי הדין.
שאלות של קציני בטיחות
האם אפשר לבצע ביקורת רכב מהנייד?
כן, באמצעות טופס בדיקה שאתם מגדירים. הטופס ממולא בנייד, כולל צילומים וחתימה, ונשמר על הרכב. אפשר לקשר אותו לתוכנית התראה, כך שההתראה על הבדיקה נסגרת רק אחרי שהטופס מולא.
האם המערכת כוללת הדרכות או לומדות לנהגים?
לא. המערכת מנהלת נהגים, רכבים, טפסים ותיעוד. בתיק הנהג אפשר לרשום קורסים שהושלמו ולצרף מסמכים.
האם ההתראות נשלחות גם במייל?
ההתראות מוצגות במערכת, במחשב ובנייד. ממסך ההתראות שולחים לנהג במייל או ב-SMS קישור לפעולה הנדרשת, כמו העלאת רישיון מחודש או חתימה על טופס. דוחות הבטיחות אפשר לתזמן לשליחה קבועה במייל.
אפשר לתת לקצין הבטיחות גישה רק למה שנוגע לו?
כן. התפקידים וההרשאות במערכת מוגדרים לפי הצורך, ואפשר ליצור תפקיד שרואה נהגים, רכבים ודוחות בטיחות בלי גישה לנתונים הכספיים.
עוד יכולות במערכת
הוצאות רכב
סריקת חשבוניות, קובצי דלק וכביש 6, סיווג שורות ושיוך לנהג של אותו יום.
מרכז דוחות
שווי שימוש, חיובי נהגים, עלות לרכב, ליסינג, דלק ובטיחות – לאקסל או במייל.
דיווח ק״מ
הנהג מדווח בקישור או שהקריאה מגיעה ממערכת האיתור, עם בדיקת חריגות.
תיק רכב
טסט, ביטוח, מסמכים, מסירות, הוצאות, ק״מ ומיקום – בכרטיס אחד לכל רכב.
תיק נהג
רישיון נהיגה, הצהרת בריאות, היתרים וטפסים חתומים – עם התראה לפני שפג התוקף.
דוחות תנועה וקנסות
סריקת הדוח, שיוך לנהג שנהג ברכב, הודעה עם קישור לאסמכתה ומעקב הסבה.
רוצים לראות את הצי שלכם במערכת?
השאירו פרטים ונחזור אליכם לתיאום דמו חי — נראה לכם איך זה עובד על נתונים אמיתיים מהצי שלכם, בלי התחייבות.
- דמו על הנתונים שלכםלא הדגמה גנרית — נתאים את המערכת לצי שלכם
- ליווי בהטמעהאנחנו איתכם לאורך כל הדרך, גם אחרי החתימה
- תמיכה בעבריתמענה אנושי וזמין, מהשטח לשטח
הפרטים נשלחו!
תודה — נחזור אליכם בקרוב לתיאום הדמו.